初识时间块

by Pei Qing

不知屏幕前的读者你有没有这样的感觉，随着在职时间的累积，广泛参与了公司里越来越多的项目，倘若并非是一个开发和运营间界限清晰的组织，这些项目零星的咨询、维护将成为原始项目团队越来越重的包袱。我所在部门里的老同事对此都深有体会。

为了避免邮件、微信的打断，我在刻意降低查收件箱的频率，在新员工入职的指引里，我也只提醒对方每天查三次邮件——上班后、午休后、下班前。（这个时点有待商榷，可能一天两次更佳，放在上午、下午收工前。）不过今年这个方法也不是很奏效，因为这并不能应对走到座位前的打断。于是有好几次，我都在会议室一个人坐两三个小时，只为一小段集中的工作时间。

Paul Graham (Y Cominator创始人)把日历分为两种——创作者的和管理者的[1]。

管理者的日程大多在做决策，每一天由各种一小时的会议组成，会上和其他决策者和信息提供者交换意见之后做出行动决策，然后开始下一个会议。

（图：Dominica DeGrandis[2]）

创作者（例如软件工程师、设计师、作家）喜欢大段的时间来做事 。

They (makers) prefer to use time in units of half a day. You can't write or code well in units of an hour. That's barely enough time to get started. -- Paul Graham

这两种日程安排本来都挺好，直到

  • 二者在一起工作——几位创作者和 ta 们的管理者形成一个部门的时候——冲突就发生了。创作者们接下来做什么？以前做的产品发生了问题怎么处理？多人合作的时候怎么协调？周期长的项目管理者需要持续了解项目进展。这些都需要开会。一个个会议邀请，就打散了创作者的日程安排。
  • 一人分饰二角——比如基层的 team lead、主程、主设计师等人。这些人的日历更惨一些。

我看着上面这个日历，还真像我的状态。

对于创作者或者需要一些时间创作的管理者而言，我想很重要的一点是预留整块时间。这个预留，包括

  • 自己事先在日历上添加一上午或一下午的事件，以免之后在他人询问某刻是否方便参会时，一时没想到就答应了。
  • 通过妥当的方式，向他人传递那个时段你将无响应的信息。当团队有共享日历的时候，这一点容易做到，而缺少这类工具的时候，就比较繁琐且考验沟通技巧了。假如身为关系中占主导地位的一方，倒是可以主动开辟几个时间窗口给其他人，例如教师和助教的 office hours。这时候双方都建立了合理的预期，TA 不会在这个时段安排做被打断就火大的研究，学生也可以预见到这期间的问题能得到很低延迟的回复。

不管通过什么方式，总要设法让自己的周计划规律地享有几个整块时间用来深度工作。形成下图这样的日历。

这时候对于传统的 todo list 来说（比如我当前用的滴答清单），不太好办。问题有几个

  1. 当我接到任务，往 list 中添加时，我其实无法确定是否和清单里的其他待办在时间上形成不可调和的冲突。这个冲突往往会潜伏到发生前不久时才被猛然察觉。
  2. 对自己的或者项目里的一个 task 而言，我往往低估执行它所需的时间——或者更准确地讲——低估被打断的概率和频率。
  3. 对我自己平均每天能高效工作的时长有不切实际的幻象。当我作为管理者角色时，我说：“每天只要在系统内登记 6 小时的工作”，我心里想的是：“系统日历是一天 8 小时，我知道那是不现实的，我降低要求，只要 6 小时。” 当我作为执行者角色时，可能会发现，每天稳定地有效工作 6 小时，是一种奢望。更真实的数据，按我的观察和统计，可能是 1~3 小时。

为了克服这些难点，需要事先明确将某些时间段分配给特定的任务，时候再统计这个任务实际花了多少时间，如此反复，对自己的 productivity 才能有相对准确的评价。

While a standard to-do list tells you what you need to do, time blocking tells you when you’re going to do it. --- Jory MacKay[3]

具体怎么分配呢？

先给高优先级的目标分配时间。这一般对应着“重要而不紧急”的事情。如果我们不把这些时间显性地分配给实现目标的活动，日历里的每个空白块都大概率被其他人或事占满。

图：Identify your biggest priorities. [4]

以天或者周为单位，形成一些规律进行的活动。比如定时阅读、写作、运动。

区分深度工作和处理琐事的时间段。然后按照自己在一天中精力变化和外部环境的情况，调整深度工作时间段的位置。

合并同类项，将相似的任务放在一起批处理，以降低任务/思维切换的成本。

图：An un-timeblocked vs timeblocked schedule[5]

预留一些时间处理意外。时间块之间留缓冲。

**定期回顾调整。**就跟记账动作本身的价值远低于分析账单并采取行动的价值一样，规划和记录时间消耗有价值，但回顾过去一段时间的日程并寻找改善计划的分析重要得多。

在尝试这样做的时候，先假设自己的有效工作时间很短（例如每天一小时），自己的效率很差（主动高估任务耗时），以降低尝试未半而中道崩阻的概率。

我在用的其他辅助工具包括

  • rescuetime，用来记录电脑上的活动
  • Screen Time，记录手机上的活动

待我记录和回顾几轮之后，若有进一步的想法，再来分享。

  1. Maker's Schedule, Manager's Schedule, Paul Graham, http://www.paulgraham.com/makersschedule.html

2. The Balanced Calendar: How to Optimize Your Time, Dominica DeGrandis, https://www.slideshare.net/tasktop/the-balanced-calendar-how-to-optimize-your-time

3. Time blocking 101: A step-by-step guide to getting the most from your daily schedule, Jory MacKay, https://blog.rescuetime.com/time-blocking-101/

4. How to Time Block (with Pictures), wikiHow, https://www.wikihow.com/Time-Block

5. The Complete Guide to Time Blocking, Laura Scroggs, https://doist.com/blog/time-blocking/